shutterstock.com 

Legtöbbünk az e -mail rabja. Néhány becslések szerint közel öt és fél órát töltünk minden hétköznap az ellenőrzésével.

Annak ellenére, hogy a közösségi média az utóbbi években robbanásszerűen felrobbant, az e -mail nem csökken. Felmérések becslése hogy a naponta kiküldött e -mailek száma 246 -ben 2019 milliárdra nő (a 205 -ös 2015 milliárdról). És van bizonyíték hogy az e -mail a fiatalok megőrzése, mint azok, akik ott voltak, amikor először feltalálták.

Gondolhatod, hogy mindannyian tovább és keményebben dolgozunk. Ebben van némi igazság. De az e -mailek használatának növekedése azzal is magyarázható, hogy az általánosabb mellett próbálkozunk a postaládák túlterhelésével a digitális függőség kialakulása. Az e -mail már nem az asztali és laptop számítógépeink tárháza, és a legtöbben már okostelefonunkon és táblagépünkön is elérhetjük, gyakran saját ágyunk kényelmében.

Hajlamosak vagyunk gyorsan válaszolni az e -mailekre, ami azt sugallja, hogy folyamatosan ellenőrizzük őket, és megpróbáljuk kiüríteni a vödröt, még akkor is, ha újra megtelik. Ahhoz, hogy végre elsajátítsuk a postaládánkat, foglalkoznunk kell a kiváltó okokkal, és nem csak a gyakran fellángoló tünetekkel.

Íme tíz módja annak, hogy végre uralkodjon a kaotikus beérkező levelek között.

1. Ne használja az e -mailt helyettesítő csevegőszolgáltatásként

Az e -mailt valójában nem gyorsbeszélgetésre tervezték. Időigényes átgázolni a postafiókokat összezsúfoló, hosszúkás beszélgetéseken. Használjon alternatív, jobban alkalmazható módszereket. És ideális esetben először négyszemközt vagy telefonon oldja meg a dolgokat.

2. Óvakodjon az ismételt üzenetküldéstől

Ezt úgy hívják, hogy a probléma "Üzenet replikálása". Megérkezik egy szöveges üzenet: „Csak azt ellenőrzöm, hogy megkaptad -e az e -mail címemet”. A telefon csörög: „Most küldtem neked egy e -mailt”.

Sokan még mindig nem bíznak a virtuálisan elfogadott döntésekben. Az üzenetek és e -mailek sok döntését nem teljesen hiszik el, és végül az üzenetek replikációjának hierarchiájához jutunk. Szövegek a közösségi média üzeneteinek megerősítésére, e-mailek a szövegek megerősítésére, telefonhívások az e-mailek megerősítésére, és személyes találkozók a telefonhívások megerősítésére.

Ez az átfedés nagyon időigényes és potenciálisan zavaró. Az e -mail nem jó hely a hivatalos döntéshozatalhoz. A találkozóterem, ahol igazi emberként találkozunk, még mindig a legbefolyásosabb hely sok ember számára.

3. Gyomlálja az e -mail kertjét

A zsúfolt postaláda olyan, mint a gyomokkal benőtt kert. Hosszú távon kifizetődő egy kis rendszeres időt fordítani a rendetlen üzenetek eltávolítására.

Egy egyszerű és hatékony tipp a keresési funkció használata és a „leiratkozás” kifejezés keresése. Ez meglepően sok hírlevelet dob ​​fel, amelyekre még a feliratkozása sem emlékszik.

Még utólag is-GDPR, szó szerint több száz nem kívánt e -mailt találhat. Nézze át mindegyiket, és iratkozzon le. Ez rövid távú fájdalom esete lesz hosszú távú nyereség érdekében.

4. Okosan használja a spam mappát

A spam e -mailek automatikus azonosítása az elmúlt években javult. De még mindig besurrannak a postaládánkba. Ez egy másik egyszerű módja az e -mail gyomirtásnak. Érdemes időt szánni arra, hogy a spam mappát még jobbá tegye, ha elhelyezi a gyanús leveleket. Tekintse meg a spam mappáját is, hogy eltávolítsa a jogosulatlan e -maileket, amelyeket feleslegesen helyeztek el.

5. Kérje meg barátait és kollégáit, hogy hagyják abba az e -mailezést

Ne légy szégyenlős. Talán tapintatos. Az e -mailek túlterhelésének másik oka a nem kívánt e -mailek a legközelebbi személyektől. Készüljön fel arra, hogy udvariasan megkérje másokat, hogy ne küldjenek Önnek olyan e -maileket, amelyeket jobb lenne megosztani egy értekezleten, telefonon vagy szöveges üzenetben.

6. Legyen egyszerű a kérése

Ne küldjön túl bonyolult e-maileket. Ha öt dolgot kérsz, sokan csak a listád utolsó dolgára válaszolnak megfelelően. Ez egyszerűen további e -maileket generál, amelyek a másik négy elemet keresik.

7. Győződjön meg róla, hogy válaszai átfogóak

Válaszoljon mindenre a kapott e -mailben. Ha ezt nem teszi meg, csak további e -maileket hoz létre, amelyek azt keresik, amire még nem válaszolt.

8. Csak meghatározott időpontokban ellenőrizze e -mailjeit

Van növekvő bizonyíték hogy produktívabbak (és kevésbé stresszesek) vagyunk, ha naponta csak néhányszor ellenőrizzük és válaszolunk az e -mailekre. Mítosz, hogy percről percre kapcsolatba kell lépnünk. És ha ezt meg kell tennie, az e -mail nem a legjobb módszer. Használjon azonnali üzenetküldési formát.

9. Ismételje meg a tárgy címsorát az e -mail törzsében

Azt gondolhatja, hogy kétszer írni valamit erőfeszítés. Nem így az e -mailekkel. Írja le pontosan, amit e -mailje rövid összefoglalóként (maximum 15 szó) írja be az e -mail tárgysorába, majd fejezze be e -mailjét ugyanazzal a mondattal. Világos és kétszeri kimondása növeli annak valószínűségét, hogy teljes és megfelelő választ kap, valamint a kéréseket, amelyekre megfelelő választ kap.

10. Teljesen feladja az e -maileket

Példák azokról az emberekről és szervezetekről, akik rendelkeznek abbahagyta az e -mail használatát és használt más kommunikációs módszerek, tovább emelkedik (bár hogyan fog ez hosszú távon megjelenni, az még várat magára). Mégis, ha feladja az e -mailt, kevésbé stresszes és produktívabb lehet. Más kommunikációs módszerek gyakran gördülékenyebbek. Valóban lehetséges. Próbáld ki egy hétig.

Próbáljon ki néhányat, vagy mindegyik tippet. Néha azok a dolgok, amelyeket leginkább természetesnek veszünk, éppen azokat a dolgokat okozzák számunkra, amelyek a legnagyobb problémákat okozzák.

A szerzőről

Paul Levy, az innovációmenedzsment vezető kutatója, Brightoni Egyetem

Ezt a cikket eredetileg közzétették A beszélgetés. Olvassa el a eredeti cikk.

Kapcsolódó könyvek

at InnerSelf Market és Amazon