Az e-mail és az okostelefonok stresszesek lehetnek. Az akadémikusok ezt állandó munkakapcsolatnak hívják „Technostress”. Következésképpen számos európai ország kínál most alkalmazottaknak „Kapcsolat bontási joga”.
Az e-mail használata bonyolult, nem lehet egyszerűen „jónak” vagy „rossznak” címkézni, és a kutatások ezt bizonyítják személyiség, az emberek által végzett munka típusa és céljaik befolyásolhatják az e-mailre való reagálást.
Az e-mail használat jó gyakorlata nem csupán a küldött e-mailek mennyiségének korlátozását jelenti, hanem a kommunikáció minőségének javítását is.
Íme tíz tipp az e-mail munkahelyi stresszének csökkentésére:
1. Helyezze el a tárgy sort
Használjon világos és kivitelezhető tárgysorokat.
A tárgysornak hat-tíz szóval kell közölnie, hogy pontosan miről szól az e-mail, hogy a címzett prioritásként kezelhesse az e-mailt anélkül, hogy meg is nyitná. Mobileszközökön sokan csak egy tárgysor első 30 karakterét látják. Tehát röviden. De tegye elég leíróvá, hogy csak a tárgysorból adjon képet az e-mailről.
2. Kérdezd meg magadtól: az e-mail a megfelelő közeg?
Ugyanabban az irodában van? Mehetne beszélni az illetővel? Felhívhatnád? A kommunikáció ezen egyéb formái gyakran elkerülhetik az eredménytelen oda-vissza e-mailezést.
Azonnali üzenetküldő és videohívó platformok Laza és a Skype megfelelőbb lehet a gyors belső oda-vissza üzenetküldéshez. Ne feledje, hogy az alábbi tanácsok többsége az elektronikus kommunikáció minden típusára vonatkozik.
3. Ne küldjön e-mailt munkaidőn kívül
Kutatások igazolják, hogy a munkaidőn kívüli e-mailek megnehezítik az emberek számára a munkahelyi stresszből való kilábalást.
Próbálja meg befolyásolni a vállalati kultúrát azáltal, hogy elkerüli az e-mailek normál munkaidőn kívüli küldését vagy megválaszolását.
A vezetőségnek példát kell mutatnia, és kerülnie kell a munkatársakkal való kapcsolatfelvételt a szokásos munkaidőn kívül. Néhány munkahely akár az órákon kívül is kikapcsolhatja az alkalmazottak e-mail hozzáférését. Fontolja meg ennek megvalósítását, miközben egy biztonsági telefonrendszert csak sürgősségi kapcsolattartás céljából tart.
Új kutatás azt is kimutatta, hogy csak a 24 órás kapcsolattartás elvárása negatívan befolyásolhatja a munkavállalók egészségét.
4. Használja a késleltetési kézbesítési lehetőséget
Néhány emberek mint a munka és a családi élet integrálása, és sokszor otthonról folytatják a munkát munkán kívüli idejük alatt. Ha Ön ezen emberek közé tartozik, vagy ha időzónákon túl dolgozik, fontolja meg a késleltetett kézbesítés lehetőségét, hogy az e-mailjeit csak a következő munkanapon küldje el, és ne zavarja mások munkán kívüli idejét.
5. Tartsa pozitívan
Gondoljon az e-mail kommunikáció minőségére. Nem csak a mennyiség. Az e-mail használat megváltoztatásának a küldöttek minőségére is összpontosítania kell, és figyelembe kell vennie a címzett érzelmi reakcióját.
Kutatások szerint hogy a konfliktusokat sokkal könnyebben ki lehet terjeszteni, és az üzeneteket félreértelmezni lehet, ha e-mailben közlik őket. Ezért ha rossz hír, gondoljon vissza a 2. szabályra: megfelelő e-mail az e-mail?
6. Próbálkozzon a "no email péntek"
Annak érdekében, hogy megváltoztassa a vállalati kultúrát, és az embereket az e-mailen kívüli egyéb kommunikációs módszerekre gondolja, próbálja ki a "Nincs e-mail péntek" minden hónap első péntekén, vagy akár minden héten. Ez egy olyan kezdeményezés, amelyet a Országos fórum az egészségért és a munkahelyi jólétért, és a vállalkozások használják a föld körül. Az alkalmazottaknak javasoljuk, hogy szervezzenek személyes találkozókat, vagy vegyék fel a telefont - vagy egyszerűen csak felkerüljenek a sok e-mailre, amelyek aznap már vannak a postaládájukban.
7. Ismerje meg preferenciáit
A kutatások kimutatták hogy nemcsak a túl sok, de a túl kevés e-mail is stresszt okozhat a különböző emberek kommunikációs preferenciáinak eltérése miatt. Néhány embernek tetszik, ha e-mailt kapnak, és sokkal jobban megbirkózik a magas e-mail forgalommal, mint más kommunikációs eszköz. Ezeknek az embereknek a kapott e-mailek mennyiségének csökkentése nagyobb stresszt okozhat, mint amennyit enyhít.
Vegye tehát figyelembe az emberek egyéni különbségeit, és tegye ismertté a tiédet. Adja hozzá a kívánt kapcsolattartási beállításokat az e-mail aláírásához, legyen szó e-mailről, szöveges vagy azonnali üzenetekről vagy telefonhívásról.
8. Fontolja meg az ünnepi „visszapattanást”
Úgy tűnik, hogy a héten felhalmozódó e-mailek egy lemaradása az egyik a technostressz leggyakrabban említett forrásai a dolgozók számára. Gondoljon egy olyan rendszer felállítására, ahol az e-maileket visszavisszük a feladónak, amikor valaki nyaral, alternatív kapcsolattartási e-mail-címmel a sürgős kérésekhez. Ezzel visszatérhetne egy kezelhető postaládába.
9. Legyen külön munkahelyi telefonja
Legyen ez az egyetlen mobil eszköz, amelyhez hozzáférhet a munkahelyi e-mailekhez, ami szabadságot ad Önnek a munkaidő után történő kikapcsolásra. Fontolja meg az e-mail kikapcsolását is "nyom" (itt az e-mail szerver minden új e-mailt elküld a telefonjára, amikor megérkezik a szerverre), és ehelyett válasszon egy rendszeres ütemezést (például óránként egyszer), hogy az e-maileket a telefonjára juttassa el (ez is növeli az akkumulátor élettartamát).
10. Kerülje a késő esti képernyőidőt
Kutatások szerint hogy a késő esti okostelefonok használata csökkenti az alváshoz való képességünket, és állandó gondolatokhoz és stresszhez vezet a munkával kapcsolatban is. Ez viszont csökkenti az alvás minőségét. Tegye az ágyat telefon nélküli zónává a javulás érdekében alvási higiénia.
A szerzőről
Ricardo Twumasi, a szervezeti pszichológia előadója, Manchester Egyetem; Cary Cooper, a szervezeti pszichológia és egészségügy 50. évfordulójának professzora, Manchester Egyetemés Siina Lina, PhD kutató, Manchester Egyetem
Ezt a cikket újra kiadják A beszélgetés Creative Commons licenc alatt. Olvassa el a eredeti cikk.
Kapcsolódó könyvek:
at InnerSelf Market és Amazon
